Konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget legger rammene for prosessen og er avgjørende for å sikre at både oppdragsgiver og leverandører opplever forutsigbarhet og likebehandling.

Konkurransegrunnlaget definerer de grunnleggende kravene, vilkårene og prosedyrene som skal gjelde for anskaffelsen. Dokumentene som inngår i konkurransegrunnlaget skal sikre åpenhet, likebehandling og konkurranse, samt en forutsigbar og etterprøvbar prosess.

Hva skal konkurransegrunnlaget inneholde?

Konkurransegrunnlaget skal som et minimum inneholde:

• En overordnet beskrivelse av anskaffelsen.
  • Det skal angis hva som skal anskaffes.

• Kvalifikasjonskrav.
  • Det skal angis hvilke krav som stilles til leverandøren (kvalifikasjonskrav).

• Kravspesifikasjon
  • Det skal angis hvilke krav og spesifikasjoner som stilles til den tilbudte ytelsen.

• Tildelingskriterier:
  • Det skal angis hvordan tilbudene vil bli evaluert og vurdert.
  • Vektingen av de ulike kriteriene skal angis.
  • Miljø skal som hovedregel vektes med minst 30 %.

• Tidsfrister:
  • Det skal angis en klar tidsfrist for innlevering av tilbud. Det bør også oppstilles en frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget.
  • Det bør også informeres om planlagte frister for evaluering og kontraktstildeling, selv om disse fristene ikke er bindende.

• Kontraktsvilkår:
  • Kontraktsutkastet bør inngå som en del av konkurransegrunnlaget. Her fremgår vilkårene for selve leveransen, bl.a. leveransefrister, garantier, betalingsvilkår etc.
• Kommunikasjon
  • Det bør angis hvordan kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører skal foregå.

Hvordan kan utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget legges opp?

I utarbeidelsen av et konkurransegrunnlag kan det være nyttig å følge en viss struktur:

• Planlegging:
  • Legg en tydelig plan for anskaffelsesprosessen, inkludert tidsramme og interne ressurser.
• Forstudie
  • Identifiser behovet for anskaffelsen og gjør en grundig forstudie for å klargjøre hvilke krav som bør stilles.
  • Synspunkter fra relevante parter, bl.a. brukere, bør innhentes.
• Markedsundersøkelse:
  • Vurder om det er behov for en markedsundersøkelse for å få et bedre bilde av tilgjengelige produkter/tjenester og leverandørmarkedet.
• Utarbeidelsen av selve konkurransegrunnlaget:
  • Pass på at grunnlaget utarbeides med tilstrekkelig presisjon og tydelig.
  • Still samtidig ikke strengere krav enn du må.
  • Involver brukerne av produktet/tjenesten.
  • Få en juridisk gjennomgang av grunnlaget.
• Kunngjøring:
  • Kunngjør anskaffelsen i relevant kanal, enten Doffin eller TED.

Har du behov for juridisk bistand?

Advokatfirmaet Økland har betydelig kompetanse innenfor offentlige anskaffelser og vi bistår på alle trinn i prosessen. Vår erfaring er at det å legge ressurser i et godt konkurransegrunnlag reduserer risikoen for klager senere i prosessen. Ønsker du som oppdragsgiver bistand til utarbeidelse av konkurransegrunnlag? Ta kontakt ved å fylle ut kontaktskjemaet nedenfor.